Como você trabalha os impactos da mudança, com pessoas, dentro da sua organização?

Dentro de Gestão de Mudanças, avaliamos, dentro das organizações, três cenários de impacto:

Indivíduo: toda mudança do indivíduo vai impactar no grupo;

Grupo: toda mudança do grupo impacta na organização;

Organização: Toda mudança que uma organização traz, impacta no grupo e o grupo impacta no indivíduo.

Gestão de impacto faz parte da grade curricular técnica de gestão de projetos. Existem inúmeras ferramentas (inclusive planilhas) que os ajudam a medir impacto. Entretanto, não é dessa parte técnica que esse texto irá tratar. Pois, o seu intuito é apresentar uma maneira descomplicada de trabalhar nas pessoas, qual é o impacto de suas ações dentro do processo de mudanças, ou seja, como você pode fazer para que as pessoas, dentro da sua organização, consigam medir o impacto de suas ações dentro do processo e o impacto do processo para elas e para os seus times.

Com essa separação de cenários, você pode observar que a famosa frase que a mudança não impacta os colaboradores não é verdadeira. Uma mudança, por menor que seja, irá afetar as pessoas e irá afetar os grupos. As organizações que insistem em desconsiderar o fator “indivíduos” encontram muito mais dificuldades durante o processo.

Para a gestão de mudança acontecer é preciso capacitar a sua organização para um Mindset de mudança, ensinando-os a pensar em como mudar e como lidar com qualquer mudança que aconteça dentro da organização, alinhado, sempre, com as suas estratégias de comunicação. Essa capacitação é importante para que todas as partes entendam que se em toda a mudança que a organização passar, for necessário usar os critérios de mudanças para comunicar e lidar com os medos e com as emoções de fora para dentro é, praticamente, impossível se colocarmos um, duas ou três ações para cada mudança vivenciada.

Impacto da mudança e comunicação

A comunicação durante a mudança é um fator muito importante, pois é preciso explicar para as pessoas o que está acontecendo, afastando a sensação de estar acontecendo algo em que elas não estão cientes. Muitas vezes, você não terá as informações completas, mas é importante que comunique isso, também, para as pessoas. Além disso, no dia a dia da organização é, praticamente, impossível comunicar a todos, o tempo todo. Por isso, é importante criar estratégias de impacto para que as informações não sejam apenas de fora para dentro, mas, também, de dentro para fora, ou seja, gerar autonomia interna.

Abaixo, trago um exercício que começa a criar a concepção de autonomia interna e como gerenciamos o seu impacto e o da sua área para um processo de gestão de mudanças.

Sempre que vou falar sobre os impactos na mudança, utilizo a seguinte ideia: entre a intenção da mudança (exemplo: intenção que as pessoas mudem ou intenção que a produtividade aumente) que você tem até chegar ao comportamento final, existe um longo caminho que pode ser tortuoso ou benéfico para a organização e para as pessoas. Assim, a primeira coisa que as pessoas devem avaliar no exercício é:

1. Qual é a intenção, individualmente, para que esse processo de mudança aconteça de maneira boa ou não?

Peça para que escrevam qual a intenção da sua área e a intenção como gestor. Essa é uma decisão individual. Se você sentir que as pessoas estão sentindo dificuldades para respondê-la, essa atividade pode ser feita em grupos (3 ou 4 pessoas).

• Após discutir a intenção, escrever a intenção e cole na parede.  

Atenção: É importante escrever.

• Quais são os resultados que nós estamos obtendo? Tanto positivo, quanto negativos.  Peça que tragam dados de resultados honestos, isso é muito importante.

Por exemplo: estamos tendo resistência; temos pessoas muito engajadas; temos uma mudança muito acelerada; as pessoas estão cansadas.

Por fim, analise, com essas pessoas:

• O que, entre a sua intenção e os nossos resultados, está contribuindo em nosso comportamento para construir resultados positivos?
• O que do nosso comportamento contribui para não construir os resultados esperados?

Com esse exercício, é muito comum que as pessoas passem a se questionar, então, se a responsabilidade dos resultados, obtidos até o momento, não são delas. Deixe claro que não: a responsabilidade é do grupo, como um todo. Porém, é importante salientar que os resultados dependem muito mais do que as pessoas fizeram, de como fizeram, como se comportaram, como reagiram ao medo e como reagiram diante das dificuldades dos outros do que do cenário da mudança, ou seja, a informação essencial é que o impacto de qualquer ação humana inicia com a intenção de fazer algo e termina no resultado que obtemos dentro dessa intenção.

Por exemplo: a organização X possui um cenário muito ruim que influencia no comportamento das pessoas e no resultado final das mudanças. Quando você mapear a intenção, os resultados e os comportamentos que estão dificultando as ações, você conseguirá saber, exatamente, em qual momento o cenário está atrapalhando o resultado da mudança. A partir dessa informação, é possível avaliar, com uma visão clara, se:

• O processo não trará resultados, então devemos desistir;
• É preciso alterar a sua mudança, deixa-la menos complexa;
• É necessário pausar essa mudança e resolver questões essenciais para dar prosseguimento;
• É possível dar seguimento no processo.

Pela minha experiência, em Gestão de Mudanças, posso garantir que quase nunca a responsabilidade é do cenário ou do mercado, pois ambos estão em constante transformação. Geralmente, os resultados finais são alterados por causa de resistência, comportamento, dificuldades para as pessoas trabalharem juntas, falta de engajamento e cansaço.

Por exemplo: estamos vivenciando uma grande mudança causada pela pandemia do corona vírus. Trata-se de um cenário em que muitas coisas acontecem ao mesmo tempo e a diferença entre as organizações que conseguem lidar melhor com essa mudança e as organizações que estão com muitas dificuldades está, também, na forma como seus colaboradores reagem a esse cenário de incertezas.  

Impactos da Mudança e comportamentos

Voltando para o exercício, resumidamente, você precisa avaliar as intenções (individuais e do grupo); falar sobre os resultados de forma honesta (abordando pontos positivos e negativos) e; por fim, conversar sobre quais são os comportamentos que estão interferindo em seus resultados.

Atenção: Não use um tom taxativo, punitivo ou responsabilizando o outro, pois você não irá conseguirá obter resultados. E, lembre-se que você precisa se incluir na situação, por exemplo: “nós erramos no nosso comportamento dentro do processo de mudanças”.

Em qualquer processo de mudança é preciso lembrar que a grande maioria das pessoas não sabe lidar com suas emoções e comportamentos. Quando você se inclui no processo, gera identificação e você conseguirá criar um processo de construção compartilhada. Provavelmente, as pessoas vão sentir dificuldades em falar de alguns comportamentos e, nessa hora, você pode trazer alguns exemplos para ilustrar a sua atividade:

• Estamos fazendo muitas reuniões para falar de processos e acabamos não falando sobre como estamos nos sentindo;
• Não estamos dando espaço e tempo para as pessoas se posicionarem;
• Estamos julgando as dificuldades alheias;

Nessa fase, após falar sobre comportamento faça a seguinte pergunta ao seu time:

• Estamos agindo com coerência em relação a nossa intenção?

É muito difícil que a organização esteja, de fato, agindo coerentemente com a intenção, pois, os seres humanos são seres incoerentes. É preciso levar em consideração que a mudança é um processo complicado, na qual aciona o medo e as emoções nas pessoas e, nós (seres humanos) não aprendemos lidar com isso. As pessoas sofrem durante os processos de mudança e não existe coerência entre intenção e comportamento quando se há sofrimento.

• O que nós precisamos fazer para tornar a nossa intenção coerente com os nossos comportamentos?

• Escolha duas coisas para as pessoas realizarem na próxima semana, para que elas tenham essa tentativa de modificar. Isso irá te trazer trabalho extra e você precisará destinar algum tempo (uma ou duas horas) para trabalhar essa questão com o grupo.
• Não comece o seu workshop ou reunião com essa ferramenta, pois é necessário criar confiança entre você e o grupo para que eles consigam falar do impacto de maneira honesta.

Esse é um exercício para que você crie transparência, honestidade e construa com as pessoas esse conceito de impacto. À medida que as pessoas vão entendendo o que está acontecendo, é importante que elas tenham feito esse caminho com muita honestidade, pois, somente assim, você conseguirá ter uma visão de como endereçar as responsabilidades para esse grupo e saber, também, se seu processo vai ou não dar certo.

Conhecendo a realidade das organizações, sei que é muito complicado dispor de tempo para se dedicar a esse processo, porém a mudança realizada, aplicando essa ferramenta, é muito mais fácil, pois dará um panorama do que está acontecendo de forma certa ou errada em sua mudança.

Se esse processo é novo para você, comece aplicando com uma ou duas pessoas que precisem mudar. Perceba como elas reagem, perceba como você reage. Em nosso curso EAD – Gestão de Mudanças: Introdução e Prática, temos um capítulo destinado para ensinar sobre a comunicação na mudança. Se você está conduzindo um processo de mudanças é muito importante que esteja bem preparado e seguro, pois, somente assim as pessoas vão sentir segurança em fazer esse processo com você.

Em Gestão de Mudanças, você sempre precisa estar preparado para flexibilizar a sua programação, então, adapte a ferramenta para a sua realidade e lembre-se de seguir todos os passos e etapas dessa ferramenta. A percepção sobre a mudança será muito diferente para você e para o grupo.

Franciele Maftum

#éhorademudaromundo

Vídeo Base: Como trabalhar os impactos da mudança –2020 – https://youtu.be/dESAVykZRlo